Mission principale
Sous la supervision de la Direction Générale, l’assistant(e) de direction assure l'appui administratif, organisationnel et logistique de la Direction Générale afin de garantir la bonne coordination des activités, la gestion efficace de l'information, la qualité des relations internes et externes ainsi que le suivi des dossiers stratégiques de l’Institution.
Activités du poste
Gérer l'agenda de la Direction Générale • Organiser et mettre à jour l'agenda. • Planifier les rendez-vous, réunions et déplacements. • Gérer les priorités et les contraintes de calendrier. Assurer la gestion administrative • Assurer la réception, l'enregistrement et le traitement du courrier entrant et sortant. • Préparer les projets de correspondance. • Assurer le classement physique et électronique des documents. • Veiller à l'archivage des dossiers administratifs. • Concevoir et gérer un système d’archivage performant (physique et numérique) des dossiers confidentiels et/ou stratégiques. Organiser les réunions • Préparer les convocations et les dossiers de séance. • Organiser les aspects logistiques des réunions. • Rédiger les procès-verbaux et comptes rendus. • Assurer le suivi des décisions prises. Assister la Direction • Préparer les notes, rapports et présentations. • Assurer le suivi des dossiers confiés par la Direction Générale. • Effectuer les relances auprès des services concernés. • Produire les tableaux de bord de suivi. Collecter et traiter les informations • Recevoir et orienter les visiteurs. • Filtrer les appels téléphoniques, les demandes de rendez-vous et les visites. • Diffuser les informations aux services concernés. • Garantir la confidentialité des informations traitées. Organiser des missions • Organiser les déplacements professionnels nationaux et internationaux : inscriptions, réservations, billetterie, hébergements, visas. • Suivre la préparation des ordres de mission. • Constituer les dossiers de mission. • Assurer le suivi administratif des missions : enregistrement et transmission des rapports de mission. Appuyer les activités institutionnelles • Participer à l'organisation des comités de direction, des réunions statutaires des organes de gouvernance, des groupes de travail ainsi que des cérémonies officielles. • Assurer le suivi administratif des événements institutionnels.
Profil recherché
• Avoir une Licence professionnelle (Bac+3) en Assistanat de Direction, Administration, Gestion ou Sciences de gestion ou toute formation équivalente ; • Justifier d’au moins cinq (05) ans d’expérience professionnelle à un poste similaire ; • La maîtrise de l’anglais est un atout.
Compétences
Savoir
• Connaître les techniques de secrétariat et d’assistanat administratif ; • Connaître les règles de gestion administrative et documentaire ; • Connaître les techniques de classement et d’archivage ; • Connaître les outils bureautiques et numériques ; • Connaître les techniques de rédaction professionnelle ; • Connaître les règles de communication professionnelle ; • Connaître les principes de gestion et de transmission de l’information ; • Connaître les règles de confidentialité et de protection des informations ; • Connaître les règles de protocole administratif et institutionnel.
Savoir-faire
• Maîtriser les techniques de secrétariat et de gestion administrative ; • Savoir rédiger des courriers et documents professionnels ; • Avoir une excellente capacité rédactionnelle • Avoir une excellente organisation administrative ; • Maîtriser les techniques d'accueil et de communication professionnelle ; • Savoir préparer les comptes rendus et procès-verbaux ; • Avoir une bonne maîtrise des techniques de planification ; • Avoir une bonne expression écrite et orale en français ; • Savoir organiser et gérer un agenda ; • Savoir préparer et suivre les réunions ; • Savoir gérer, classer et archiver les documents ; • Savoir assurer le suivi des dossiers et des échéances ; • Savoir communiquer avec différents interlocuteurs ; • Savoir gérer les priorités et respecter les délais ; • Maîtriser les outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
Savoir-être
• Faire preuve de rigueur et d’organisation ; • Être discret et respecter la confidentialité ; • Démontrer un bon sens relationnel et une bonne communication ; • Faire preuve de réactivité et de disponibilité ; • Être autonome et avoir le sens de l’initiative et de l’anticipation ; • Faire preuve de courtoisie et de diplomatie ; • Savoir gérer les priorités et les situations urgentes ; • Être ponctuel, fiable et professionnel ; • Savoir travailler en équipe et en transversalité.
Dossier de candidature
- Curriculum Vitae et lettre de motivation en version PDF - Diplômes en version PDF - Attestations de travail en version PDF NB : Seuls des dossiers de candidature conformes seront traités.